Για να μπορέσεις να ανταποκριθείς πρέπει να οργανώνεις το χρόνο σου σωστά και να προσαρμόζεσαι στα νέα δεδομένα. Οι αλλαγές δεν πρόκειται να σου προκαλέσουν οποιοδήποτε πρόβλημα αν μάθεις να τις διαχειρίζεσαι και το πρώτο βήμα για να το κάνεις είναι να μάθεις να ιεραρχείς, θέτοντας στόχους και κινούμενη βάσει αυτών.
Πρακτικές συμβουλές Ιεράρχησης
Εθεσες στόχους, κατέγραψες σε ένα χαρτί όλες τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσεις στη διάρκεια ενός μήνα αλλά δεν ξέρεις από ποια να ξεκινήσεις. Είναι τόσες πολλές που μπερδεύεσαι. Ξεκινάς με τη μια, την αφήνεις στη μέση για να ξεκινήσεις μια άλλη με αποτέλεσμα να πελαγώνεις και να μην ξέρεις τι να κάνεις…
Δύο πρακτικές συμβουλές για να ξεκινήσεις είναι οι εξής:
* Προγραμματισμός: Αρχικά φτιάξε ένα διάγραμμα που θα σε βοηθήσει να ξεκαθαρίσεις τι επείγει περισσότερο. Ιεραρχώντας τις εργασίες σου βάσει προτεραιότητας και επείγοντος θα σε βοηθήσει να τις παραδόσεις άρτια και μέσα στην προθεσμία.
* Αναθεώρηση: Κατά δεύτερον μην ξεχνάς να αναθεωρείς ανάλογα με τις νέες ανάγκες και τα δεδομένα που έχουν προκύψει το διάγραμμά σου. Το παραπάνω θα σε βοηθήσει να προσαρμοστείς με μεγαλύτερη ευκολία στις αλλαγές δίχως να αγχωθείς και να φέρεις την καταστροφή.
Πώς να φτιάξεις το διάγραμμα εργασιών
Το διάγραμμα που θα κάνεις πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις εργασίες που έχεις αναλάβει να ολοκληρωθούν σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα αλλά και το βαθμό του επείγοντος και της προτεραιότητας που έχουν.
* Κατέγραψε τους εβδομαδιαίους στόχους σου σε πίνακα: Για αρχή προσπάθησε να καταγράψεις τους εβδομαδιαίους ή δεκαπενθήμερους στόχους σου σε ένα πίνακα με πέντε στήλες.
* Αξιολόγησέ τους: Στην πρώτη στήλη γράψε με μια λέξη το αντικείμενο της εργασίας ενώ στις τέσσερις επόμενες θα βάλεις την προτεραιότητα, το βαθμό του επείγοντος, τη δυσκολία και τον απαιτούμενο χρόνο για κάθε εργασία. Την τελευταία στήλη άφησε τη κενή για αναθεώρηση - αναδιάταξη.
Παράδειγμα: Ας υποθέσουμε ότι εργάζεσαι σε μια Πολυεθνική. Μέσα σε διάστημα 15 ημερών πρέπει να γράψεις αναφορά για ένα νέο project που αναλάβετε, να κάνεις την παρουσίαση για το λανσάρισμα καινούριου προϊόντος, να καταγράψεις τους προμηθευτές της εταιρίας και τέλος να ετοιμάσεις λεπτομερώς ένα νέο Διαγωνισμό που πρόκειται να τρέξει εντός του επόμενου μήνα. Ακολουθώντας τα βήματα που περιγράψαμε θα δημιουργήσεις έναν πίνακα όπως αυτόν που ακολουθεί:
| Εργασία | Προτεραιότητα | Βαθμός επείγοντος | Δυσκολία | Απαιτούμενος χρόνος | Αναθεώρηση |
| Αναφορά για ένα project | Μεσαία | Μεσαίος | Υψηλή | Αρκετός | |
| Παρουσίαση | Υψηλή | Επείγον | Μέτρια | Λίγος | |
| Κατάλογος προμηθευτών | Χαμηλή | Μεσαίος | Χαμηλή | Πολύ λίγος | |
| Λεπτομέρειες Διαγωνισμού | Πολύ υψηλή | Επείγον | Υψηλή | Πολύς | |
Αναδιάταξη του διαγράμματος
Αναδιατάσσοντας το γράφημα σου πράγματι θα σε βοηθήσει να επιλέξεις το πιο σημαντικό έργο και να είσαι συνεπής στην καταληκτική ημερομηνία παράδοσης της εργασίας. Το νέο γράφημα θα σε βοηθήσει να επικεντρωθείς στις πιο σημαντικές και επείγουσες εργασίες.
Δες την μορφή του νέου πίνακα και διάβασε πως θα σε καθοδηγήσει να επαναιεραρχήσεις τις εργασίες σου.
| Εργασία | Προτεραιότητα | Βαθμός επείγοντος | Δυσκολία | Απαιτούμενος χρόνος | Αναθεώρηση |
| Λεπτομέρειες Διαγωνισμού | Πολύ υψηλή | Υπερεπείγον | Υψηλή | Πολύς | |
| Παρουσίαση | Υψηλή | Υπερεπείγον | Μέτρια | Λίγος | |
| Αναφορά για Project | Μέτρια | Μέτριος | Υψηλή | Αρκετός | |
| Λίστα προμηθευτών | Χαμηλή | Μέτριος | Πολύ μικρή | Ελάχιστος | |
* Θέσε νέες προτεραιότητες: Η εργασία «Λεπτομέρειες του Διαγωνισμού» έχει χαρακτηριστεί ως επείγον με υψηλή προτεραιότητα. Αν καθυστερήσεις στο συγκεκριμένο έργο πιθανότατα να μην καταφέρεις να το ολοκληρώσεις έγκαιρα. Συνεπώς πρέπει να το τοποθετήσεις στην κορυφή των προτεραιοτήτων σου.
* Προσαρμόσου στις νέες ανάγκες: Το δεύτερο που πρέπει να προσέξεις είναι ο χρόνος που απαιτείται για την διεκπεραίωση κάθε εργασίας. Αν πρέπει να ολοκληρώσεις μια εργασία σε διάστημα μιας εβδομάδας και ο χρόνος που απαιτείται για να την ολοκληρώσεις είναι μόλις λίγες ώρες τότε μπορείς να την αφήσεις στον πάτο της ιεραρχίας. Αν ωστόσο οι ημέρες περνούν και βλέπεις πως τα χρονικά περιθώρια στενεύουν τότε αυτομάτως παίρνεις την απόφαση να αλλάξεις την κατάσταση του επείγοντος, να αφήσεις μια άλλη εργασία στη μέση και να καταπιαστείς με αυτήν.
* Βρες εναλλακτικές: Επίσης μάθε να διαχειρίζεσαι το χρόνο σου σωστά ώστε να μην περνά ανεκμετάλλευτος. Αν παραδείγματος χάριν είχες μια χρονοβόρα συνάντηση με τους τμηματάρχες σου μέχρι το μεσημέρι που σε έβγαλε εκτός προγράμματος και δεν έχεις τον απαιτούμενο χρόνο αλλά και την διαύγεια για να ολοκληρώσεις μια δύσκολη και απαιτητική εργασία θα μπορούσες να διαλέξεις κάποια ευκολότερη. Σε αυτήν την περίπτωση για παράδειγμα θα μπορούσες να διαλέξεις την εργασία «Κατάλογος προμηθευτών» που απαιτεί το λιγότερο χρόνο και τη μικρότερη δυνατή προσπάθεια.
Προσοχή: Να θυμάσαι ότι η δημιουργία διαγράμματος δε σε γλιτώνει από αναπάντεχες συναντήσεις, έκτακτες εργασίες και σπατάλη χρόνου που μπορούν να καταστρέψουν τον προγραμματισμό σου. Εναπόκειται στην δικιά σου κριτική ικανότητα το να οργανώσεις έτσι το χρόνο σου έχοντας λάβει υπ' όψιν εξωτερικούς και αστάθμητους παράγοντες ώστε να ολοκληρώσεις και να παραδόσεις την εργασία σου μέσα στα χρονικά πλαίσια.
Σωστή Team-Leader ή Υπάλληλος της Χρονιάς
Κι αν δεν δουλεύεις μόνη σου αλλά αποτελείς μέλος μια ευρύτερης ομάδας; Τι κάνεις;
* Αν είσαι αυτή που αναθέτει τα καθήκοντα στην ομάδα, το πλάνο θα σε βοηθήσει να κάνεις σωστό επιμερισμό εργασίας. Αν για παράδειγμα αναθέσεις μια δύσκολη και χρονοβόρα εργασία σε ένα άτομο μην του επιμερίσεις επιπλέον βάρος και ανέθεσε το σε κάποιον άλλο.
* Αν δεν ηγείσαι της ομάδας και είσαι μονάχα «εκτελεστικό όργανο» αυτή η μέθοδος προτεραιοτήτων θα σε βοηθήσει να εργαστείς με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο και που ξέρεις ίσως αναδειχθείς η υπάλληλος της χρονιάς!
Από τη Δήμητρα Γκούντρα
http://www.womenonly.gr
